新形势下办公室文书档案管理存在的问题及革新策略

一、新形势下办公室文书档案管理存在的问题

（一）缺乏信息化手段的支持

在现代数字化浪潮的冲击下，部分企业办公室文书档案管理手段比较滞后，仍然依赖传统的纸质文件管理方式，导致档案信息的存储和检索效率低，信息共享和跨部门协作烦琐，降低了整体工作效率。缺乏信息化手段的支持，企业难以建立完整、系统的数字档案库，无法充分利用先进技术，实现办公室文书档案管理的电子化和智能化，制约了企业的现代化发展。

档案管理能力有待提高

尽管企业逐渐认识到办公室文书档案管理的重要性，但整体管理能力仍有待提高。企业员工在办公室文书档案管理方面的培训较少，专业知识匮乏，系统的归档意识和规范操作能力不足，导致办公室文书档案管理和分类不科学，档案查找困难。企业内部缺少专业的管理人员，使档案的日常维护与更新不及时，容易造成数据冗余和信息过时。

二、新形势下办公室文书档案管理的革新策略

（一）构建完善的信息化文书档案管理体系

为进一步加强办公室文书档案管理工作成效，缓解复杂流程带来的影响，相关企业在实际发展中应积极构建出全面、系统且高效的管理体系。该体系不仅可为办公室文书档案管理工作提供明确的方向和目标，还能确保各项工作的有序进行。相关企业在具体构建该管理体系过程中，应明确纳入管理体系的文书档案材料范围。此环节工作涉及对不同文书档案材料的分类、整理和归档，具体工作中需确保所有文件均得到妥善保管，避免遗漏任何重要信息。通过明确文书档案收集范围，不仅可以避免材料遗失或损坏带来的风险，同时也可为后续工作提供有力支持。要构建清晰的管理流程和体系。此环节内容主要包括制定详细的管理流程、明确各环节具体职责和要求、设定严格的管理标准和要求。通过实施相关措施，可以有效确保文书档案管理工作规范性和高效性，避免推诿扯皮和效率低的现象发生。同时，明确的流程体系也可显著提高工作效率，切实保障各项工作按时完成。需注意的是，管理体系构建并非一劳永逸。随着时代的变迁和社会进步，文书档案管理工作也面临新挑战和机遇。因此，该管理体系应保持动态更新，以此实现积极适应时代发展需求的目标。相关企业在实际工作中应密切关注行业动态和技术发展趋势，及时调整和优化管理体系，确保能够充分利用技术工具，持续提升办公室文书档案管理工作的效率和质量。

（二）加强办公室文书档案管理团队建设

办公室文书档案管理人员的综合素质对档案信息化管理效率有显著影响。具体而言，应从培养现有档案工作人员和引进新人才两方面入手：第一，应对现有办公室文书档案工作人员进行在职培训。首先，对工作人员进行思想和政治教育，使他们充分认识到办公室文书档案管理的重要性，树立正确的观念，主动承担责任；其次，开展在岗培训，学习先进的管理理念，全面了解企业内部的相关情况，将办公室档案信息化管理与业务、财务和人事工作紧密结合。第二，严把人才引进关。要做好办公室文书档案管理人员的招聘工作，在招聘过程中，要注重对专业知识、专业素养、信息技术等方面的考核，让办公室文书档案管理团队充满活力。对于新进人员，应结合考察期间的实际工作情况，制定长期的发展计划。提高待遇，给予他们适当的晋升空间，留住优秀人才。

建设规范化工作流程

新时期办公室文书档案管理的规范化应从工作流程角度入手，结合本企业的特点，兼顾效率化和开放性，建设规范化的工作流程。可以从组织角度出发，建立行之有效的管理流程，作为规范管理档案的先决条件。在工作方法方面，以信息化技术为支持，采用全信息化方式组织档案管理。所有档案在生成时即以信息化技术组织信息录入、对照，核准无误后直接利用电子计算机（也可以是其他易于操作的信息设备）进行归档和保存，有调用需求时，直接组织线上检索和调取。办公室文书档案管理环节的独立性是其有序开展、有效落实管理责任的关键，如档案整理、归档、复用、研究等工作环节，均应彼此独立。以规范化、统一化视角来看待办公室文书档案管理工作，上述各环节应相互关联，根据企业实际情况确定先后顺序、基本标准，包括归档的基准、文档的格式、审批的方法等。最后，企业应选取具有专业能力与信息化水平的工作人员，负责办公室文书档案管理工作，确定其权责边界，明确其责任，确保办公室文书档案管理工作可以高效率、规范化开展。

（作者：张盎河南宝雨山煤业有限公司宝雨山煤矿）

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