企业干部人事档案管理工作的分析

1、以更新先进设备为重点，迈向档案管理的信息时代

 

  把握新时代网络信息技术带来的效率红利，积极探索现代化管理模式。

 

  硬件方面。改善或者新建符合现代化标准的档案库房及密集架，尤其做好库房安全性、保密性工作，在库房温湿度、监控报警、密集架移动、出入门禁等方面全面实现自动化、智能化，淘汰存放人事档案的纸质档案袋、档案盒，更换为保存质量更好的塑料档案盒，使人防、物防、技防三位一体，安全防范体系更加完备。

 

  软件方面。加强政策引导，明确准入门槛，鼓励支持软件开发单位参加档案管理模式建设。同时，完善档案信息化软件开发的规范标准，增强安全保密性、兼容性、推广度；明确软件开发的基础功能，实现动态查询、完善售后服务保障，并及时完善更新干部人事档案信息管理系统。

 

2、加强对企业干部人事档案的日常管理

 

  由于企业干部人事档案管理是一项长期工作，可能会延续几年，甚至是几十年，必须严格按照企业干部人事档案管理流程，规范、高效地开展日常工作。为此，企业应结合自身实际情况，科学、合理地制定数据化档案日常管理制度和规范，并加大对企业干部人事档案管理的监督力度，确保日常档案管理工作规范有序开展。首先，需要做好数据化档案的建档工作，建档工作是企业干部人事档案管理的基础，需要档案管理人员认真核对干部人员档案信息，及时解决信息模糊、信息不全等问题，以便能够第一时间完成建档工作。其次，需要做好档案材料更新归档工作，企业各部门及个人应按照相关要求及时提供档案归档材料，并确保档案材料的真实性和完整性。同时，需要档案管理人员及时接收档案材料，将档案材料内容以文字、图片等形式认真收录档案管理系统，并保存好纸质档案材料。最后，企业档案管理部门应完善干部人事档案的查阅使用制度，规范档案查阅使用流程，严格按照流程申请，经过审批后方可查阅使用，需要注意的是在查阅过程中需要最少两个人在场，并规定不允许档案本人参与，确保干部人事档案管理的严谨性。

 

3、培养建设专业人才队伍和设立专门组织机构

 

  要重视企业干部人事档案管理人才的培养和引进，在岗位设置和人员招聘上，按照专人专岗的要求，充分考虑高素质专业化档案人才的核心价值和作用，选配作风正派、素质过硬的专业人员从事干部人事档案工作。工作人员必须熟悉了解档案管理工作的方法程序，明确职责、熟知政策，做到心中有标准、工作有重点，具备与时俱进的档案管理知识和专业技术能力。通过整合同级组织人社的人事档案管理部门，设立统一的专门档案工作组织机构，有利于企业干部人事档案管理工作的统筹协调、考核部署、上下联动和长远发展，有利于专项审核工作统一标尺、有序进行。把档案工作放到管理服务干部工作高质量发展的大局中去思考谋划，加强对档案信息资源的集中统一规划和建设、开发与管理。通过设立专门机构，系统地管理干部人事档案，建立多用户联动的共享高效、安全便捷的治理体系和档案信息化管理体系，强基础、提质量，加强档案资源开发，精准识别干部，实现高标准管理和利用干部人事档案，对干部科学评价、客观研判，为选拔任用干部人才提供专业的人员和机构保障。

 

4、树立数据化档案管理思维意识

 

  在数据化时代影响下，企业领导层应重视数据化档案管理工作开展，明确数据化档案在各部门及各项活动中的重要地位，需要优化和创新数据化档案管理工作，将企业干部人事档案管理工作贯彻落实到实处，并加强相关工作人员数据化档案管理思维意识的培养，让档案管理人员认识到数据技术在企业干部人事档案管理中的作用价值，使档案管理人员从内心深处认可数据化档案管理工作。一方面，需要充分认识企业干部人事档案管理数据化内容，包括电子档案建立、数据信息录入和更新、档案借阅流程等，只有充分了解企业干部人事档案数据化管理工作内容，才能够更加认真负责地做好企业干部人事档案数据化管理工作的每个环节；另一方面，企业档案管理人员应正确认识数据化档案管理系统，学习和掌握系统操作技术，不断提升计算机操作水平，以便能够胜任企业干部人事档案数据化管理工作，有利于开展档案数据信息收集工作。

 

（作者：赵红豆 安阳鑫龙煤业(集团)有限责任公司）