文秘工作与文书档案一体化管理的路径探索

一、建立档案管理制度

现阶段，国家对文秘工作与文书档案一体化仍旧沿用建设工程文档管理的规定，即住房和城乡建设部与国家质量监督检验检疫总局联合发布的《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2014）与国家档案局颁布的《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28—2002）。项目总承包方在建立工程档案管理制度的过程中，应从管理制度、管理架构、管理流程等方面入手，建立文档编码制度、施工图管理制度、设备质检管理制度、交工资料管理制度等，全面覆盖文件收集、竣工文件编制、文件整理与归档等环节；同时，以国家档案局与行业标准为依据，从公司级和项目部门分别划分档案管理权责，明确项目参与方的责任，并与其经济责任挂钩，以此来提高相关人员对文秘工作与文书档案一体化的重视度。

二、真切落实文秘工作与文书档案一体化管理的责任和任务

全面贯彻党的方针、路线以及党的政策是进行文秘工作与文书档案的实际要求，也是文秘工作与文书档案一体化管理在各组织单位管理运作中的具体实践。据此，各组织单位应充分发挥党组织的先进性作用，发挥党员的模范作用与榜样作用，进而真切践行我党认真务实的工作作风。在制定文秘工作与文书档案一体化管理目标时，各组织单位应将管理目标与自身的实际运作情况结合到一起，进而实现文秘工作与文书档案一体化管理与自身运作管理的有机融合，明确文秘工作与文书档案一体化管理的管理思路与管理责任。

三、统一了业务安排,加强了整体性管理

建立根据合伙人专业胜任能力、业务饱和度等方面进行合理分配业务的规则,避免合伙人在业务承接过程中单打独斗、相互争抢以及由于业务不饱满而承接高风险低收益项目情况,保证事务所审计质量。一体化管理实践是信永中和成长为当今国内具有品牌影响力且具备国际服务能力的综合性专业服务机构的基础支撑和有力保障。我们深刻地体会到：只有真正做到“文化、理念、机制”上实质性一体化,坚持合伙人利益在“一个利润池”里共享,才能真正实现事务所各项管理实质性一体化；才能将国办发30号文的精神落到实处,从根本上保证审计质量提高,促进文秘工作与文书档案一体化规范管理,推动文秘行业健康发展；才能增强财务信息的有效性,确保国家经济信息的安全。

四、组织单位应创新管理方式

组织单位在推进文秘工作与文书档案一体化管理时，应顺应时代发展方向，不断创新自身的管理方式。新时代下，组织单位在进行文秘工作与文书档案一体化管理时应引入新型的技术手段，如信息技术。新型技术手段与传统文秘工作与文书档案方式的结合能够进一步推进文秘工作与文书档案的创新，进而推动文秘工作与文书档案一体化管理的落实。组织单位可将微博、抖音等以信息技术为支撑的互联网平台作为新的管理平台，积极开展文秘工作与文书档案一体化工作，实现工作方式与工作内容的双重优化创新。工作方式与工作内容的创新能够增强文秘工作与文书档案一体化管理与组织单位发展方向的匹配度，进一步落实文秘工作与文书档案一体化管理工作。

五、规范档案管理流程

文秘工作与文书档案一体化的流程制定一般需要考虑到以下几个环节：其一，对文档进行命名与编码。一方面，保证文档名称容易识别，另一方面，针对技术文件、供货商文件、竣工验收文件、传真、信函、会议纪要等设置差异化的文档编号，确保文档编码具有唯一性。通过设置文档名与编码可以为文档整理归档提供依据，也方便使用者查找。其二，由文档管理中心对各部门、参与主体提交的文件开展系统录入、归类整理、文件分发与确认接收等工作。在这一过程中需要检查各类文档的编码是否规范、文档版本号是否正确、文档签章是否齐全等；同时，将电子化文档上传至管理库当中，核对系统条目与电子文档的信息，避免信息误差影响文档质量。其三，在项目执行环节中，档案管理中心的人员应借助信息技术对档案卷内信息进行编辑，并设计卷内目录、编制备考表等。

（作者：赵小东中国平煤神马集团尼龙科技有限公司河南叶县 467200）

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