国有企业人事档案管理现状分析与提升策略研究

一、人事档案

人事档案是指记录员工个人基本信息、工作岗位、工作表现、薪酬福利、培训经历以及职称评定等方面信息的文件和资料。这类档案对于干部人事管理工作具有极其重要的作用，是人员招聘、配置、考核、激励和培养的基础。人事档案管理要求高度的保密性和安全性，因为涉及个人隐私和国有企业机密。

二、国有企业人事档案管理现状

（一）人事档案反映内容不全面

在当前的人力资源管理中，人事档案作为重要的信息载体，尚存在内容不全面，无法充分反映从业人员的各项信息的问题。具体而言，人事档案缺乏详尽的个人信息，无法全面了解员工的基本情况、学历背景、工作经验等重要信息。

（二）档案管理制度有待完善

人事档案管理制度不完善，导致此项工作出现流程模糊、管理目标不准确的情况。部分国有企业没有意识到人事档案管理工作的重要性，没有建立健全相关规章制度，使此项工作出现效率低下的情况。

三、国有企业人事档案管理提升策略

（一）丰富人事档案内容

在丰富人事档案内容方面，应当包括员工的基本信息，如姓名、性别、出生日期、身份证号码等；还有教育背景信息，包括学历、毕业院校等；还要记录员工的工作经历、岗位职责等信息；还有培训情况，包括参加的各类培训、证书资格等相关信息；还有绩效考核信息，记录员工的绩效评定结果、奖惩情况等。通过丰富这些内容，可以全面、系统地了解员工的情况，为人才梯队建设和绩效管理提供有力支持。

（二）制定档案管理制度

第一，制定责任制度。由于人事档案管理工作比较复杂，为防止出现遗漏或者重复工作情况，应制定责任制度，并将此分享给各岗位人员，使档案管理人员深刻认识到自身的职责；第二，制定绩效考核制度。为掌握人事档案管理情况，考核评价档案管理工作实施情况，了解制度建设、执行情况，并分析人事档案管理成效。完成考核评价后，将评价结果应用在制度建设、人事档案管理模式创新中，使此类档案管理工作更加高效。

（三）加强档案信息化建设

国有企业需主动运用新技术提升工作效能，加强信息化能力，为数字改革和智能化时代铺路。优化硬件和软件资源，确保档案管理的高效运行。对电脑、网络数据存储服务器等硬件进行优化升级，确保设备的操作可靠与安全。鉴于其他档案管理资源的海量存储与复杂性，应制定有针对性的系统软件，适时更新改进，并投入研发资金，确保管理软件的有效性和易用性，避免形式主义。还要建立稳固的数据库，大数据时代，数据是核心。国有企业人事档案资源正逐渐向数据化转变，准确、详细地总结和输入不同部门的海量信息是重要的基础工作。通过数字对象分类、凭证价值保护、档案分级与权限划分，确保文件安全，同时提升各部门和环节的使用效率与易用性。

（四）提升实用性

在档案内容优化方面，需要对现有的档案内容进行审查和评估，确保档案信息与组织管理需求和决策支持相符合。这包括精简不必要的信息，并添加缺失但重要的数据，如员工的技能发展、绩效趋势、职业兴趣等。通过这种优化，可以使档案内容更加精炼、有针对性，直接支持人力资源的各项决策。加强档案数据的分析应用是提升实用性的另一关键环节，利用数据分析工具和技术，如人工智能和机器学习，对档案数据进行深入挖掘和分析。在提升实用性的过程中，通过优化档案检索系统、简化操作流程等方式，提高用户在使用档案时的便捷性和满意度。

（五）加强信息技术安全措施

在信息技术飞速发展的今天，保护信息安全已经成为档案工作不可或缺的环节，为了确保国有企业人事档案不被未授权查阅或泄露，必须运用尖端技术、方法进行防护。如部署防火墙、建立入侵防御机制、采用病毒防治工具以及加密协议等，构成一道坚固的数字安全防线，定期对数据进行备份。注重留存副本，落实严密的权限管理和身份确认措施，以保障只有得到批准的人员能够接触关键数据。

（作者：窦利娟 鹤壁煤电股份有限公司第六煤矿）

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