完善企业行政文件档案管理对策

由于行政单位档案管理工作受传统观念与思想模式的影响，在档案日常管理工作中，行政文件档案往往被束之高阁，其信息的利用价值尚未得到充分体现。随着信息化技术的广泛应用，各行业、各领域经营管理规模持续扩大，传统档案管理模式难以满足企业行政文件档案管理需求。如何完善行政文件档案管理工作，促进档案管理水平的提升，对企业自身发展有非常重要的影响。所以，必须采取一系列方法改进行政文件档案管理工作，并遵循政务服务电子文件归档和电子档案管理规范标准，本着高效利用、安全可控的原则，使得行政文件档案管理工作高效、有序开展。

一信息技术对文件档案管理的挑战

从企业档案管理活动开展的角度上来说，传统的档案信息检索以及操作流程与当前企业用户的实际需求之间存在较大矛盾，纸质文件归档成为制约政务服务推进无纸化办理和纸质材料免提交的突出问题。数字信息时代给档案管理工作带来的一系列问题与挑战，随着数据信息规模不断扩大，档案管理工作开展所涉及到的内容众多且工作量大, 但从事行政文件档案管理工作的相关人员尚未形成健全的信息数据技术应用意识，工作中信息化技术处理技能与水平偏低，导致信息数据技术在与行政文件档案管理相结合的过程中存在较大风险，这对于企业行政文件档案管理工作的开展是非常不利的。尤其是传统行政文件档案管理工作，尤其是在文件归档保存过程中，受文件以纸质形式这一主要保存特性的影响，容易受到一系列不可抗力或操作不当等因素的影响，可能导致纸质档案出现损坏或遗失的问题，给行政文件档案管理工作的开展带来不良影响。所以，档案管理人员在纸质文件归档、保存工作中，必须规范严谨执行档案管理规程。同时，还要熟练掌握先进的电子信息操作技能，在档案管理工作中，充分发挥电子信息技术的优势，不断降低档案管理难度，不断提升档案管理效率与管理水平。

二.完善行政文件档案管理对策

在大数据环境下开展企业行政文件档案管理工作，必须不断提升相关工作人员的职业素养和岗位技能水平，培养他们的电子数据价值思维，扎实掌握先进的数据存贮与应用的应用技能，实现计算机信息技术与档案管理实践活动的有效结合。

（一）规范政务服务

基于信息技术应用的一系列要求，行政文件档案管理人员应自加压力，努力提升自身数字化操作技能以及介质存贮专业技能应用水平。特别注意的是，在档案管理工作中，除法律、行政法规另有规定外，不再以纸质形式归档和移交档案。同时，注重在档案管理与技术创新等方面进行深入探索与合理优化，通过引入云计算技术等方式，对档案管理信息系统进行优化升级，搭载面向企业行政文件档案资料的数据模型，形成行业级档案管理数据中心，为政务服务无纸化办理，拓宽企业文件档案综合运用打好基础。同时，在档案管理和政务服务中，对日常操作行为进行规范，充分体现行政文件档案管理信息的安全性与保密性，可以以电子形式归档并向档案部门移交，促进政务电子文件服务无纸化办理和材料免交，培养行政文件档案信息化过程的安全意识，确保企业档案管理工作的有序开展。

（二）明确档案管理职责

档案管理人员要明确职责、合理分工、责任到人，以此推动政务服务和档案管理工作高效开展。在此过程中，行政文件档案管理部门要负责各部门纸质档案的收集、汇总、分类、编卷、归档。并按照相关政策法规、保密制度和业务规范，做好政务服务电子文件的形成、办理、归档和电子档案保管、利用、移交等工作。在遵循相关法规要求的基础之上对工作步骤进行简化处理，形成面向电子类行政文件档案资料的专门分类标准，降低管理难度，明确档案管理向大数据发展方向。在此基础之上，对参与行政文件档案管理的工作人员必须重视对其专业技能化能力的培养，以确保立足行政文件档案所构建的大数据平台价值得到充分运用与体现。档案日常管理工作中，还应面向行政文件档案管理部门进行合理授权，确保档案资料和政务服务电子档案规范接收、长久保存和资源共享利用。

（三）确保档案管理安全

在大数据背景下，保证政务档案管理安全是有效落实行政文件档案管理工作的核心内容，企业综合管理部应专门设置存放档案的专门库房，档案库存箱柜等内设合理，库房具备防火、防潮、防虫等安全条件，从而为行政文件档案管理工作开展提供安全支持。在落实“规范标准”方面，各级政务服务机构应当按照国家有关规定，在政务服务电子文件归档、政务服务电子档案移交等环节加强真实性、完整性、可用性方面的管理，做好本企业政务服务电子档案安全管理工作。同期，定期开展电子档案备份，电子档案登记、档案日常检查、档案介质转换、介质迁移、档案鉴定、档案销毁等工作。政务服务电子文件办理过程中应当按照国家有关法律法规要求，规范使用密码技术进行保护。通过一系列技术手段的综合应用，持续提升档案管理人员的业务能力与服务意识，为政务档案服务安全提供重要保障。

三、结束语

在信息化背景下，企业行政文件档案管理工作，应顺迎时代发展潮流，积极向数字化方向转型与升级，在此过程中政务档案管理工作应迈入电子化、数字化、介质化、制度化、规范化新阶段。同时，应最大限度规避行政文件档案管理风险，不断提高档案管理人员安全意识、数据价值意识、电子化技能意识，培养他们对档案介质安全技术的应用能力，在符合国家网络安全、数据安全等有关法律法规的要求下，确保行政文件档案管理安全化、规范化、常态化，不断推进本企业政务文件档案高效共享利用。

（ 作者：王建珍河南高速房地产开发有限公司）

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