新形势下国有企业人事档案管理工作的优化

1、提高人事档案管理水平的必要性

 

1.1、有助于提高国有企业整体管理水平

 

人事档案是国有企业人事管理工作中的重点内容，人事档案管理水平可以在一定程度上影响国有企业整体管理水平。基于此，国有企业应当充分了解企业发展现状，深入了解市场变化规则，紧跟时代步伐，有效优化人事档案管理工作流程，使人事档案管理水平得到明显提高。

 

1.2、适应新时代的必然要求

 

新时代，越来越多的国有企业选择尝试岗位聘任制，并且取得了良好的成效，这意味着未来会有更多的国有企业实施岗位聘任制。国有企业为充分保证自身发展，应当认清时代的变革和发展，切实做出改变。首先需要改变的就是人事档案管理方式，并全面提高人事档案管理水平。

 

2、国有企业人事档案管理工作现状

 

2.1、管理手段没有实现现代化

 

结合国有企业现阶段现代化技术与人事档案管理融入的情况可以发现，现代化在管理工作中运用的范围十分有限，甚至需要人为手动完成档案管理，不但没有取得预期效率，还让人事档案管理工作变得更加低效。而现代化技术本应该贯彻于人力资源管理中的所有环节当中，许多业务都需要信息技术的支持，尤其是档案管理，因为档案室难免会出现潮湿或虫蛀、霉变等问题，影响档案存放质量，不利于档案的完整性留存。所以要想真正达到现代人力资源管理型的要求，首要任务就是要让现代化技术切实地融入人事档案当中，在信息化的基础上，发挥信息化及智能化科学手段的作用，改善管理工作的质量与效率。

 

2.2、电子化程度不高

 

目前，许多国有企业的人事档案管理仍然以纸质档案为主，电子化程度较低。这种方式存在许多问题，如占用大量的存储空间、难以管理、难以检索等，影响人事档案管理的效率和质量。虽然部分国有企业已经建立电子档案管理系统，但是，系统的覆盖面较窄，无法满足单位的全面管理需求。此外，部分电子档案管理系统的功能较为简单，缺乏深度和广度，无法发挥其应有的价值和作用。由于人事档案管理涉及多个部门和环节，数据的标准化和一体化程度不高，导致数据的准确性和可信度不高。此外，由于不同部门和环节使用不同的数据系统，数据的共享和交流难度较大，限制了数据的价值和利用效率。

 

3、国有企业人事档案管理工作的优化

 

3.1、促进现代化管理

 

适应现代人力资源管理的发展要求，人事档案管理工作也应当紧随信息时代的脚步，深化现代化技术在管理中的应用。但人事档案的信息化建设并非易事，它是一项兼具系统性与科学性的项目工程，在这个过程中，不管是从机构、队伍配备，还是现代化档案管理的条件以及档案管理人员的培训等方面都要作长期考虑。首先，要将规范、安全、效率作为现代化管理的重点，通过引入运行比较完善的数字平台，并符合本单位的实际情况来调整，工作人员还可以对电子信息平台中的各项功能进行调整，确保档案电子数据与档案管理形成相互促进的关系，从而形成最佳的档案信息管理平台；其次，引入先进技术并对工作人员进行专业的管理操作培训，来提升管理水平，优化档案管理工作，从而实现档案现代化管理。这样既减少封存档案室纸质档案受潮、遗失等问题，又方便了档案信息的提取，同时尽可能增加硬件方面的投入，例如，适当增设打印机、摄像头等基本设备，提升管理工作的科技含量，确保数字信息化的顺利实现。

 

3.2、实现干部人事档案信息数字化

 

干部人事历史档案的数字化治理是实现管理数字化的重点工作。制定元数据方案，依据企业和干部人事的历史沿革，补录相关元数据;盘点纸质档案，摸清底数，实现纸质档案数字化转化，并确保纸质档案和电子档案一一对应、人档匹配;开展专项整治，转换电子档案为适合长期保存的格式，规范电子档案的命名、排序和分类管理等，提升浏览、使用和管理体验;进行“四性检查”，确保电子档案的真实、完整、可用和安全;明确管理要求，规范档案数字化管理工作，确定赋值权限和职责。

 

（作者：和风 焦煤集团物资供应处）